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必見!給与明細は捨てずに保管して

必見!給与明細は捨てずに保管して

毎月もらえる給与明細、あなたはどうしていますか?給与明細は日々頑張って働いた証であり、大切な情報の宝庫です。また、さまざまな申告の際に必要になることもあるので、最低限の期間は保管しておいたほうがいいのです。そこで今回は、給与明細の知っておくべき基礎知識をご紹介します。

大野友貴

給与明細は保管すべき大切な書類

 給与明細には、その月に会社が支払った残業代や社会保険料、年金、税金、その他の控除額など、たくさんの大切な情報が記載されています。私たちにとって給与明細は、過去のお金の流れを証明する大切な書類なのです。

転職や引っ越し、手続き上のミスなどで、税金や住民税、年金保険料が未納になっていたり、金額が間違っていたり、支払われていない期間が発生していたりする場合もあります。

筆者も退職した際、健康保険料の計算に間違いがあり、不足分を追納した経験があります。退職した勤務先の給与明細ということで保管しておらず、確認の方法がなかったので大変後悔しました。

 

あなたは給与明細を保管していますか?

 筆者の周囲で保管状況を尋ねてみたところ、1~3年分を保管している人が多数でした。中には、「手取り額を確認したら即処分」という人、「探せばどこかにあると思うけど」という心もとない人もいました。給与明細は保管しておいた方が良いと知っている人は多数でしたが、最低どのぐらいの期間の保管が必要かを知っている人はいませんでした。

 

どれくらいの期間、保管しておくべきなの?

 給与明細は、現在からさかのぼって最低でも2年間は保管しておいた方が良いと言われています。「2年」という数字の理由は、未払い賃金の請求権の時効を2年と労働基準法が定めているからです。万一、勤務先に未払いの給与や残業代があった場合、2年前までさかのぼって請求する際に、給与明細は重要な証拠になります。また、雇用保険料の時効も2年になります。

確定申告を考えれば、さかのぼって確定申告ができるのは5年です。例えば、退職した年に再就職せず、還付申告をしてなかった場合などです。ほかにも、年金の支給ミスが発覚した場合、社会保険料の支払い履歴を証明するために必要になることもあります。

 

かさばる給与明細を保管する方法

 すぐに出来る簡単な保管方法は、給与明細が紙ベースの場合、穴を開けてファイリングする、ノートに貼る、専用のファイルボックスに収納するなどの方法があります。

実際に2年分の給与明細を束ねてみると、意外と分厚くてかさばります。スペース的に余裕がなくなるようであれば、スマホで撮影したりスキャンしたりしてデジタルデータに変換し、パソコンやクラウド上に保管するのがおすすめです。

ちなみに、筆者は紙ベースで保管しておりましたが、かさばってきたため、デジタル保管と併用するようになりました。何かのためにすぐに提出や見返せるように2年分は紙ベースで保管し、それ以降のものは破棄しております。

 

給与明細の再発行は可能?

 給与明細は、会社から給与を受け取っている労働者は必ず発行してもらえます。

所得税法上、税金の支払根拠となる支払調書を渡すことが定められているからです。しかし、給与明細を再発行するという決まりは特にありません。後で必要になるかもしれない、ということを踏まえて給与明細を保管するように心がけましょう。

2020年の民法改正に伴い、労働基準法で定められている未払い賃金等の消滅時効が「最長5年」に見直す議論があります。将来を見据えると、今後は給与明細を5年以上保管しておいた方が安心です。筆者のように、税務上なんらかのトラブルがあった時に給与明細の有無が明暗を分ける可能性があります。給与明細は重要書類です。将来の自分のために給与明細は保管しましょう。


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